Hvordan gå frem for å sette opp mulighet for sending til inkasso, samt sende faktura til inkasso.
Det er blitt byttet leverandør av inkasso, og her tar vi for oss hvordan dette vil fungere med den nye samarbeidspartneren, Collectio.
Informerer om at inkassointegrasjon har en tilleggskostnad på kr 299 eks mva per måned. Dette kommer da i tillegg til fast månedssum.
Her er en link til vilkår og bruk fra Collectio.
https://uninite.imgix.net/partner_logo/terms-collectio-2024-05-02.pdf?fm=pdf
NB! Funksjonen for inkasso krever per nå at utleieren som har produsert fakturaen er registrert med et org.nr.
Det vil si at inkasso ikke er tilgjengelig for "private" utleiere, altså privatpersoner som er registrert i systemet og sender ut faktura.
Bestille avtale
For å starte prosessen, må avtale først bestilles.
- Trykk på "Regnskap" ute til venstre i menyen.
- Deretter trykk på "Fakturasenter".
- Deretter får man mulighet til å bytte mellom noen faner med oversikt over status på faktura, hvor "Klar for inkasso" er den relevante.
- Er man registrert med org.nr., så vil det være en egen knapp med "Bestill avtale" tilgjengelig på en faktura som er klar for å sendes.
- Om alt har gått i orden, vil det komme en melding med "Forespørsel om onboarding ble sendt vellykket".
- Da vil knappen "Bestill avtale" bli borte, og vil byttes ut med "Onboarding av inkasso startet".
- Denne prosessen vil kunne ta ca. 24 timer i løpet av virkedager, for å bli onboardet hos Collectio.
- Når prosessen er ferdig, vil status her endre seg til "Selskapet har avtale".
På dette punktet vil det være mulig å sende faktura til inkasso og videre oppfølging av Collectio.
Sende faktura til inkasso
NB! For å sende sak til inkasso, så må både kreditor og skyldner være registrert med et telefonnummer i systemet.
Et krav fra Collectio er at både kreditor (sender av inkasso) og skyldner (mottaker av inkasso) er registrert med et telefonnummer i systemet.
- For å sende en faktura til inkasso, navigerer man til samme plass som man bestiller avtale.
- Til venstre for faktura som kan sendes til inkasso, vil det være en avhukingsboks man kan merke, deretter rulle helt nederst og velge "Send".
- Hvis kreditor eller skyldner mangler mobilnummer registrert på brukeren, så vil det stå en feilmelding på linjen til fakturaen:
- "Det mangler mobiltelefon hos skyldner(e). Dette må fylles inn før
du kan opprette inkassosaker." - "Kreditor(en) mangler mobiltelefonnummer. Dette må fylles inn
før du kan opprette inkassosaker."
- "Det mangler mobiltelefon hos skyldner(e). Dette må fylles inn før
- Etter at faktura er sendt til inkasso, kan man se oppdateringer i selve fakturaen, og fakturaen vil få status "Sendt til inkasso".
- Hvis man åpner relevant faktura, og går til "Hendelser" i fakturaen for å se oppdateringer, så vil man kunne se oppdateringer for at faktura er sendt til inkasso og venter på godkjenning/behandling.
- Deretter vil faktura oppdateres med "Sendt til inkasso og godtatt".
- Når betaling kommer vil det også oppdateres på samme plass inne på fakturaen, dette oppdateres hver kveld rundt 18:00, hvor faktura da vil merkes med "Betalt" og sak hos inkasso lukkes.